Afwezigheidsbericht instellen in Outlook
Zo zet je automatische antwoorden aan in het nieuwe en klassieke Outlook en op je telefoon. Met een voorbeeldtekst, en wat je er beter niet in zet.
In dit artikel
Vakantie, een cursus, een paar dagen ziek: iedereen heeft wel eens een afwezigheidsbericht nodig. Het instellen is zo gedaan, maar de tekst verdient meer aandacht dan hij meestal krijgt. Een afwezigheidsbericht gaat namelijk naar iedereen die je mailt, ook naar oplichters.
Instellen in het nieuwe Outlook en Outlook op het web
- Ga naar Instellingen (het tandwiel).
- Kies Account en daarna Automatische antwoorden.
- Zet Automatische antwoorden inschakelen aan.
- Vink Antwoorden alleen gedurende een periode verzenden aan en kies een begin- en einddatum.
- Schrijf je bericht. Kies of mensen buiten je organisatie ook een antwoord krijgen, en eventueel een andere tekst.
- Klik op Opslaan.
Instellen in het klassieke Outlook
- Ga naar Bestand en kies Automatische antwoorden.
- Kies Automatische antwoorden verzenden en vink de periode aan.
- Schrijf je tekst op het tabblad Binnen mijn organisatie en, als je dat wilt, een andere op Buiten mijn organisatie.
- Klik op OK.
Op je telefoon
In de Outlook-app ga je naar Instellingen, kies je je account en daarna Automatische antwoorden. Zet ze aan, kies de periode en schrijf je bericht. Handig als je onverwacht weg bent.
Een voorbeeldtekst
Dank voor je bericht. Ik ben tot en met maandag 12 oktober afwezig en lees mijn mail dan niet. Voor dringende vragen kun je terecht bij onze collega’s via info@jouwbedrijf.nl of 030 123 45 67. Na mijn terugkomst reageer ik zo snel mogelijk.
Kort, duidelijk, en met een route voor wie niet kan wachten.
Wat je beter niet in je afwezigheidsbericht zet
Een afwezigheidsbericht wordt automatisch verstuurd naar iedereen die je mailt, ook naar onbekenden en naar oplichters. Die gebruiken het graag:
- Waar je bent. “Ik zit tot vrijdag in Thailand” vertelt ook dat je niet thuis bent en dat je moeilijk bereikbaar bent om iets te controleren.
- Waarom je weg bent. Ziekte, een verbouwing of een familieomstandigheid gaan niemand iets aan.
- Namen, directe nummers en functies van vervangers. Die maken het oplichters makkelijk om een overtuigend verhaal te maken: “Ik mail namens Jan, die op vakantie is, en we moeten deze factuur vandaag nog betalen.” Verwijs liever naar een algemeen adres of nummer.
Juist bij afwezigheid van de directeur of de boekhouder slaan oplichters toe met spoedverzoeken om te betalen. Hoe dat werkt en hoe je het stopt, lees je in CEO-fraude: zo werkt het en zo stop je het.
Maak het intern gerust uitgebreider: voor collega’s kun je een aparte, uitgebreidere tekst instellen.
Een afwezigheidsbericht voor een ander
Is iemand onverwacht weg, of vertrokken, dan kan een beheerder automatische antwoorden voor diegene aanzetten in het beheercentrum van Microsoft 365. Bij vertrek is dat een tussenstap; op termijn zet je de mailbox om naar een gedeelde mailbox. Zie IT-checklist bij in- en uitdiensttreding.
Hoe SEBA Connect hierbij helpt
Bij Microsoft 365-beheer zetten we automatische antwoorden aan voor wie onverwacht afwezig is, en regelen we bij vertrek dat mail bij de juiste collega terechtkomt. Stel je vraag.
Veelgestelde vragen
Hoe stel ik een afwezigheidsbericht in Outlook in?
In het nieuwe Outlook en Outlook op het web ga je naar Instellingen, Account, Automatische antwoorden. In het klassieke Outlook ga je naar Bestand, Automatische antwoorden. Zet ze aan, kies een begin- en einddatum en schrijf je tekst, eventueel een aparte voor mensen buiten je organisatie.
Kan ik een afwezigheidsbericht instellen vanaf mijn telefoon?
Ja. In de Outlook-app ga je naar Instellingen, kies je je account en daarna Automatische antwoorden. Daar zet je ze aan en schrijf je je bericht.
Wat zet ik in een afwezigheidsbericht?
Dat je afwezig bent, tot wanneer, en bij wie iemand terechtkan voor dringende zaken, met een algemeen adres of nummer. Houd het kort en zakelijk, en vermeld niet waar je bent of waarom je weg bent.
Kan mijn beheerder een afwezigheidsbericht voor mij instellen?
Ja. Een beheerder kan in het beheercentrum van Microsoft 365 automatische antwoorden aanzetten voor een andere gebruiker, bijvoorbeeld bij onverwachte afwezigheid of na vertrek.