Copilot voor het mkb: eerst je rechten op orde

Copilot is een onderwerp waar veel ondernemers mee zitten, meestal in de vorm: “Moeten wij daar ook iets mee?” Ons nuchtere antwoord: misschien wel, maar niet als eerste stap. De eerste stap is iets minder spannends: je rechten op orde brengen.

Dat klinkt als een typisch IT-antwoord, dus we leggen uit waarom.

Wat Copilot doet

Met een betaalde Copilot-licentie krijgt een medewerker een AI-assistent in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Hij kan:

• een lange mailwisseling samenvatten;
• een eerste versie van een offerte of notitie schrijven op basis van eerdere documenten;
• in een vergadering in Teams bijhouden wat er is besloten;
• vragen beantwoorden als “wat hebben we vorig jaar met klant X afgesproken over de levertijden?”.

Dat laatste is het krachtige deel. Copilot zoekt daarvoor door alles waar de gebruiker bij kan: mail, chats, OneDrive, SharePoint en Teams.

Het probleem zit niet in Copilot, maar in je rechten

Copilot houdt zich netjes aan de rechten die er zijn. Hij toont niets wat de gebruiker zelf niet kan openen. Dat klinkt geruststellend, maar in veel bedrijven zijn de rechten in de loop der jaren flink uitgedijd:

• een map met salarisgegevens die ooit is gedeeld met een link voor “iedereen in de organisatie”;
• een Teams-kanaal waarin iedereen lid is geworden “omdat dat makkelijk was”;
• een SharePoint-site met contracten die nooit is afgeschermd;
• oud-medewerkers wier bestanden nog openbaar gedeeld staan.

Zonder Copilot vindt niemand die bestanden, want niemand weet dat ze bestaan. Met Copilot vraagt een medewerker “wat verdient een projectleider bij ons?” en krijgt hij een keurig antwoord, met bronvermelding.

Copilot maakt dus niets onveiliger dan het al was, maar wel zichtbaar. Dat is precies waarom je vóór de aanschaf moet opruimen.

Zo breng je je rechten op orde

1. Maak een overzicht van je Teams en SharePoint-sites, met per site wie er lid of eigenaar is. Vaak blijkt dat een handvol sites de gevoelige informatie bevat.
2. Trek open deellinks in. Links voor “iedereen” of “iedereen in de organisatie” zijn de grootste bron van onbedoelde toegang.
3. Zet gevoelige zaken apart, zoals personeelsdossiers, salarissen en financiën, in een site waar alleen de betrokkenen bij kunnen. Een indeling die werkt, lees je in OneDrive, SharePoint of Teams.
4. Label gevoelige documenten. Met gevoeligheidslabels, onderdeel van onder meer Business Premium, kun je vastleggen wat vertrouwelijk is en wie erbij mag.
5. Ruim op na vertrekkers. Draag bestanden over en trek toegang in; zie IT-checklist bij in- en uitdiensttreding.

Wat met je gegevens gebeurt

Een terechte vraag van veel ondernemers: leest Microsoft mee, en gaat mijn klantinformatie een AI-model in? Microsoft geeft aan dat je prompts, de antwoorden en de bedrijfsgegevens die Copilot via Microsoft 365 raadpleegt niet worden gebruikt om de onderliggende AI-modellen te trainen, en dat ze binnen de afspraken van je Microsoft 365-omgeving blijven. Dat is een wezenlijk verschil met het plakken van klantgegevens in een gratis AI-chatdienst met een privéaccount.

Juist daarom is een tweede punt belangrijk: maak afspraken over welke AI-diensten medewerkers wél en níét gebruiken voor bedrijfsinformatie.

Begin klein

Geef niet direct iedereen een licentie. Begin met een paar mensen die veel schrijven, mailen of vergaderen, en kies een paar concrete taken: offertes voorbereiden, vergaderingen samenvatten, mail uitzoeken. Kijk na een paar weken wat het oplevert. Daarna weet je of en voor wie het de investering waard is.

Wat je zonder extra licentie al kunt

Voor zakelijke gebruikers biedt Microsoft ook Copilot Chat: een AI-chat in de browser en de Microsoft 365-app, met de gegevensbescherming van je zakelijke account. Die zoekt niet door je eigen bestanden en mail zoals de betaalde versie, maar is een veiliger alternatief voor een losse AI-chatdienst met een privéaccount.

Hoe SEBA Connect hierbij helpt

Bij Microsoft 365-beheer brengen we in kaart wie waar bij kan, ruimen we open deellinks en te ruime rechten op en richten we een indeling in die ook met Copilot veilig blijft. Welke licentie daarvoor handig is, lees je in Microsoft 365 Basic, Standard of Premium. Stel je vraag.