IT-checklist bij in- en uitdienst­treding

Een nieuwe collega begint maandag. Op maandagochtend blijkt: geen laptop, geen account, geen toegang tot de gedeelde map. De eerste dag gaat op aan wachten. Omgekeerd zien we bijna net zo vaak dat een vertrokken medewerker maanden later nog kan inloggen op de mail, het leveranciersportaal of de Instagram van het bedrijf.

Beide zijn te voorkomen met een vaste checklist. Hieronder staat die van ons, in gewone taal. Pas hem aan op je eigen bedrijf en gebruik hem elke keer.

Indienst­treding: een week vooraf

• Account aanmaken met de juiste naam en een eigen e-mailadres. Kies de juiste licentie; welke dat is, lees je in Microsoft 365 Basic, Standard of Premium.
• Groepen en rechten: welke Teams, SharePoint-sites en gedeelde mailboxen heeft deze functie nodig? Liefst via vaste groepen per functie, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft na te denken.
• Laptop en telefoon klaarzetten. Met apparaatbeheer kan een nieuwe laptop zichzelf inrichten zodra de medewerker inlogt, met de juiste apps en instellingen.
• Andere systemen: boekhouding, CRM, planning, leveranciersportalen.
• Wachtwoordmanager: toegang tot de gedeelde kluizen die bij de functie horen. Zie zakelijke wachtwoordmanager.

Indienst­treding: de eerste dag

• Tweestapsverificatie instellen, samen met de medewerker. Direct twee methoden registreren, zodat een nieuwe telefoon later geen probleem is; zie Microsoft Authenticator naar nieuwe telefoon.
• Korte uitleg: waar staan bestanden (zie OneDrive, SharePoint of Teams), hoe werk je met de gedeelde mailbox, wie bel je bij een probleem.
• Veilig werken: hoe herken je phishing, wat doe je als je hebt geklikt, wat doe je als je laptop kwijt is. Tien minuten, geen presentatie van een uur.

Uitdienst­treding: de laatste werkdag

De volgorde is belangrijk: eerst blokkeren, dan overdragen, pas als laatste verwijderen.

1. Account blokkeren voor aanmelden, aan het eind van de laatste werkdag of eerder als het vertrek niet in goede harmonie is.
2. Alle sessies afmelden, zodat een ingelogde telefoon of laptop er niet meer bij kan.
3. Inlogmethoden verwijderen, zoals de telefoon met de Authenticator-app.
4. Apparaten innemen: laptop, telefoon, toegangspas, sleutels. Met apparaatbeheer kun je een privételefoon ontdoen van alleen de bedrijfsgegevens.
5. Gedeelde wachtwoorden wijzigen die de medewerker kende, van leveranciersportalen tot social media.
6. Toegang tot andere systemen intrekken: boekhouding, CRM, website, advertentieaccounts, Google Bedrijfsprofiel.

Uitdienst­treding: de weken erna

• Mailbox: zet hem om naar een gedeelde mailbox, zodat een collega de lopende correspondentie kan afhandelen, of stel een automatisch antwoord met doorverwijzing in. Een gedeelde mailbox heeft in de meeste gevallen geen licentie nodig. Hoe collega’s hem toevoegen, lees je in gedeelde mailbox toevoegen in Outlook.
• Bestanden: draag de OneDrive van de medewerker over aan een collega of verhuis zakelijke bestanden naar SharePoint.
• Licentie: pas vrijgeven als mail en bestanden zijn overgezet. Verwijder je het account te snel, dan zijn de mailbox en OneDrive na een bewaartermijn definitief weg. Zie ook back-up van Microsoft 365.
• Account verwijderen als alles is overgedragen.

Privacy bij de mailbox van een vertrokken medewerker

Zakelijke correspondentie die nodig is om het werk voort te zetten, kun je laten overdragen. Privéberichten horen daar niet bij, en ongericht een mailbox doorzoeken mag niet zomaar. Leg vooraf vast hoe je hiermee omgaat, bijvoorbeeld in een reglement voor e-mail en internetgebruik, en houd je eraan. Dit is geen juridisch advies; twijfel je, vraag dan advies.

Maak het een vast proces

• Laat HR of de leidinggevende een in- of uitdienstmelding doen met een vaste datum, zodat IT het kan inplannen.
• Werk met vaste groepen per functie in plaats van rechten per persoon.
• Houd een lijst bij van alle systemen buiten Microsoft 365 waar mensen een account hebben. Die worden het vaakst vergeten.

Hoe SEBA Connect hierbij helpt

Bij Microsoft 365-beheer verzorgen we de in- en uitdiensttreding van medewerkers volgens een vaste checklist: account en licentie, groepen, tweestapsverificatie, gedeelde mailbox bij vertrek en het overdragen van bestanden. Bij de moderne werkplek richten nieuwe laptops zichzelf in en schonen we apparaten van vertrekkers op afstand op. Stel je vraag.