Iemand mailt uit jouw naam: wat kun je doen?
Klanten krijgen mail die van jouw adres lijkt te komen, of je krijgt stapels onbestelbare berichten. Zo onderscheid je spoofing van een gehackt account.
In dit artikel
Een klant belt: “Ik kreeg een factuur van jullie met een ander rekeningnummer, klopt dat?” Of je mailbox loopt vol met berichten “Onbestelbaar” over mails die je nooit hebt verstuurd. Iemand mailt uit jouw naam. Dat is schrikken, en de eerste vraag is: ben ik gehackt?
Er zijn twee heel verschillende situaties, met een andere oplossing. In dit artikel lees je hoe je ze uit elkaar houdt en wat je doet.
Situatie 1: spoofing
Bij spoofing zit niemand in je mailbox. Een oplichter vult gewoon jouw adres in als afzender, zoals je op een envelop elk afzenderadres kunt schrijven. De mail komt van een andere server, maar ziet eruit alsof hij van jou komt.
Je herkent het aan:
- de berichten staan niet in je map Verzonden items;
- je krijgt onbestelbare berichten terug over mails die je niet hebt verstuurd, omdat de oplichter naar niet-bestaande adressen mailt;
- in de berichtkop van zo’n mail staat een andere verzendende server dan die van jou.
Wat je doet: de oplossing zit in je domein. Met SPF, DKIM en DMARC vertel je ontvangende mailservers welke servers namens jou mogen mailen, en wat ze moeten doen met mail die niet klopt. Met een strikt DMARC-beleid (p=reject) weigeren de meeste ontvangers vervalste mail uit jouw naam. Hoe dat werkt, lees je in SPF, DKIM en DMARC in gewone taal.
Ga daar voorzichtig mee om: stel DMARC eerst in op alleen rapporteren, controleer dat al je eigen verzenddiensten goed zijn ingesteld (je boekhoudpakket, je nieuwsbrieftool), en maak het beleid daarna pas strikt. Anders weiger je je eigen facturen.
Situatie 2: je account is overgenomen
Heeft iemand je wachtwoord buitgemaakt, bijvoorbeeld via een phishingmail, dan mailt hij echt vanuit je mailbox. Dat is ernstiger: hij kan ook je mail lezen, contactpersonen zien en lopende gesprekken met klanten overnemen.
Je herkent het aan:
- de berichten staan wel in je Verzonden items, of zijn daar juist verwijderd;
- er zijn regels in je mailbox die je niet kent, bijvoorbeeld om mail door te sturen of in een map te verstoppen;
- je ziet aanmeldingen vanuit landen of op apparaten die je niet herkent;
- Microsoft blokkeert je account voor verzenden omdat het spam verstuurt.
Wat je direct doet:
- Wijzig je wachtwoord vanaf een ander, schoon apparaat.
- Laat alle sessies afmelden, zodat de aanvaller eruit ligt.
- Controleer en verwijder onbekende regels en doorstuurinstellingen.
- Controleer of er onbekende inlogmethoden aan je account zijn toegevoegd.
- Zet tweestapsverificatie aan, of controleer waarom die er niet tegenhield.
- Waarschuw collega’s en klanten die mail uit jouw naam kunnen hebben gekregen.
- Beoordeel of er persoonsgegevens zijn ingezien: dan kan het een datalek zijn dat je binnen 72 uur meldt.
Meer over hoe dit begint en hoe je het voorkomt, lees je in phishing herkennen.
Klanten waarschuwen
Krijgen klanten nepfacturen of betaalverzoeken uit jouw naam, dan is een korte waarschuwing verstandig. Houd het feitelijk:
- dat er berichten rondgaan die van jullie lijken te komen, maar dat niet zijn;
- hoe ze een echt bericht herkennen;
- dat je nooit per mail een nieuw rekeningnummer doorgeeft;
- dat ze bij twijfel bellen op het nummer dat ze al kennen.
Zo voorkom je het
- SPF, DKIM en DMARC goed ingesteld, met een strikt beleid zodra het kan. Of dat zo is, zie je in de mailcheck.
- Tweestapsverificatie op elke mailbox. Zie MFA en Conditional Access voor het mkb.
- Automatisch doorsturen naar buiten standaard blokkeren; dat is een favoriete truc van aanvallers.
- Een vaste betaalprocedure: een nieuw rekeningnummer van een leverancier altijd telefonisch controleren op een bekend nummer. Waarom dat werkt, lees je in CEO-fraude: zo werkt het en zo stop je het.
Belandt je eigen, echte mail in de spam? Dat heeft vaak dezelfde oorzaak; zie zakelijke mail komt in spam.
Hoe SEBA Connect hierbij helpt
Bij Microsoft 365-beheer stellen we SPF, DKIM en DMARC in, letten we op doorstuurregels naar buiten en regelen we tweestapsverificatie voor iedereen. Is een account overgenomen, dan helpen we met afmelden, controleren en opruimen. Stel je vraag.
Veelgestelde vragen
Hoe kan iemand mailen vanaf mijn e-mailadres?
Bij spoofing vult een oplichter jouw adres in als afzender, zonder dat hij in je mailbox zit. Dat is technisch eenvoudig, net als een verkeerd afzenderadres op een envelop. Of zo'n mail aankomt, hangt af van de SPF-, DKIM- en DMARC-records van je domein.
Is mijn e-mail gehackt als er spam uit mijn naam wordt verstuurd?
Niet per se. Staan de berichten in je map Verzonden items, of zie je aanmeldingen die je niet herkent, dan is je account waarschijnlijk overgenomen. Staan ze er niet in en krijg je alleen onbestelbare berichten terug, dan gaat het meestal om spoofing.
Hoe voorkom ik dat iemand mijn e-mailadres misbruikt?
Stel SPF, DKIM en een DMARC-beleid in dat vervalste mail laat weigeren, beveilig je mailbox met tweestapsverificatie en controleer regelmatig op doorstuurregels die je niet kent. Met een strikt DMARC-beleid komt vervalste mail bij de meeste ontvangers niet meer aan.
Moet ik mijn klanten waarschuwen?
Als klanten nepberichten uit jouw naam hebben ontvangen, zeker bij valse facturen of betaalverzoeken, dan is een korte, feitelijke waarschuwing verstandig. Noem hoe ze echte berichten van jou herkennen en dat je nooit via mail een nieuw rekeningnummer doorgeeft.