Zakelijke mail komt in spam? Zo los je het op

Een klant zegt dat je offerte nooit is aangekomen. Een ander vindt je factuur na een week in zijn ongewenste mail. Dat kost geld en het voelt onprofessioneel. Het goede nieuws: de oorzaak is bijna altijd te vinden, en meestal zit hij in de instellingen van je domein, niet in wat je schrijft.

Eerst: komt de mail niet aan, of komt hij in de spam?

Dat zijn twee verschillende problemen.

• Je krijgt een foutmelding terug (een bounce, vaak “Undeliverable” of “Niet bezorgd”). Lees die melding: daar staat de reden, zoals een onbekend adres, een volle mailbox, of dat je bericht is geweigerd vanwege je domein of server.
• Je krijgt niets terug, maar de ontvanger ziet niets. Dan staat de mail waarschijnlijk in de spam of de quarantaine van de ontvanger, of is hij stil tegengehouden.

Oorzaak 1: SPF, DKIM of DMARC ontbreekt of klopt niet

Dit is verreweg de meest voorkomende oorzaak. Deze drie records in je domein vertellen ontvangende mailservers:

• SPF: welke servers namens je domein mogen versturen;
• DKIM: een digitale handtekening onder je mail;
• DMARC: wat de ontvanger moet doen met mail die niet klopt.

Grote maildiensten zoals Gmail, Yahoo en Outlook zijn de afgelopen jaren veel strenger geworden. Mail zonder geldige authenticatie belandt steeds vaker in de spam of wordt geweigerd.

Controle: stuur een mail naar een privéadres bij Gmail of Outlook.com. Open daar de originele berichtkop (“Origineel weergeven” in Gmail) en zoek naar spf=, dkim= en dmarc=. Staat er bij één van de drie fail of none, dan weet je waar het zit. Sneller: vul je domein in bij de mailcheck; die laat per record zien wat er staat en wat er niet klopt.

Wat de drie records precies doen en hoe je ze instelt, lees je in SPF, DKIM en DMARC in gewone taal.

Oorzaak 2: een verzendtool die niet mag

Je mailt zelf vanuit Microsoft 365, maar je facturen gaan via je boekhoudpakket, je nieuwsbrief via een mailingdienst en je afspraakbevestigingen via je website. Elk van die diensten verstuurt mail namens jouw domein. Staat zo’n dienst niet in je SPF en ondertekent hij niet met DKIM, dan faalt de controle, en belanden precies die mails in de spam.

Oplossing: maak een lijst van alles wat namens je domein mailt. Neem elke dienst op in je SPF-record en stel DKIM in volgens de handleiding van die dienst. Let op: er mag maar één SPF-record zijn. Voor nieuwsbrieven gelden daarnaast regels over toestemming en afmelden; zie nieuwsbrief versturen: wat mag wel en niet.

Oorzaak 3: je domein of server staat op een blocklist

Is er ooit spam verstuurd vanaf je domein, of vanaf een gedeelde server van je hostingpartij, dan kan je domein of IP-adres op een blocklist staan. Veel ontvangers raadplegen die lijsten.

Controle: er zijn gratis online controles waar je je domein of het IP-adres van je mailserver invult. Sta je erop, zoek dan eerst de oorzaak (een gehackt account, een lek contactformulier), los die op en vraag dan verwijdering aan.

Oorzaak 4: je account is overgenomen

Verstuurt je mailbox ineens spam of phishing zonder dat je het weet, dan belandt daarna ook je gewone mail in de spam, en blokkeert Microsoft soms het versturen helemaal. Check je map Verzonden items en je doorstuurregels op dingen die je niet kent. Zie phishing herkennen, en voor het verschil met iemand die van buitenaf uit jouw naam mailt: iemand mailt uit jouw naam.

Oorzaak 5: de inhoud lijkt op spam

Minder vaak de hoofdoorzaak, maar het telt mee:

• een mail die alleen uit een afbeelding bestaat;
• verkorte links of links naar een ander domein dan je afzender;
• bijlagen zoals zipbestanden of documenten met macro’s;
• veel hoofdletters, uitroeptekens of woorden als “gratis” en “actie”;
• een afzendernaam die niet past bij het adres.

Oorzaak 6: doorsturen

Stuurt je zakelijke adres alle mail door naar een privémailbox, of stuurt de ontvanger jouw mail door, dan kan de SPF-controle onderweg breken. Vooral doorsturen naar Gmail geeft problemen. Werk liever rechtstreeks in de mailbox waar de mail binnenkomt. Hoe je dat opzet, lees je in zakelijk e-mailadres met je eigen domeinnaam.

Oorzaak 7: een nieuw domein

Een splinternieuw domein heeft nog geen reputatie. Verstuur je daar direct honderden mails per dag vanaf, dan lijkt dat verdacht. Bouw het rustig op, en verstuur bulkmail via een dienst die daarvoor bedoeld is.

Wat je de ontvanger kunt vragen

Terwijl je het oplost, kun je belangrijke klanten vragen om:

• in de map Ongewenste e-mail of Spam te kijken;
• je bericht als “geen spam” te markeren;
• je adres toe te voegen aan hun veilige afzenders of contactpersonen.

Dat helpt die ene ontvanger, niet de rest. De structurele oplossing zit in je domein.

Hoe SEBA Connect hierbij helpt

Bij Microsoft 365-beheer controleren we SPF, DKIM en DMARC voor je domein, en nemen we alle diensten mee die namens je domein mailen, zodat ook je facturen en nieuwsbrieven de controle doorstaan. Stap je over van een ander mailplatform, dan regelen we dat als migratie. Stel je vraag.