Back-up van Microsoft 365: heb je die nodig?
Maakt Microsoft een back-up van je mail en bestanden? Wat de prullenbak en versiegeschiedenis wel en niet opvangen, en wanneer een aparte back-up verstandig is.
In dit artikel
“Het staat toch in de cloud?” Dat is het meest gehoorde antwoord als we vragen hoe een bedrijf zijn Microsoft 365 heeft geback-upt. Het klopt half. Microsoft zorgt ervoor dat je gegevens niet verloren gaan als er in hun datacenter iets misgaat. Maar als jij of een collega iets verwijdert, of als ransomware je bestanden versleutelt, is dat in de ogen van Microsoft gewoon een wijziging die jij hebt gedaan.
In dit artikel lees je wat Microsoft wel en niet voor je regelt, hoe ver je met de ingebouwde voorzieningen komt en wanneer een aparte back-up verstandig is.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Microsoft werkt met een model van gedeelde verantwoordelijkheid:
- Microsoft zorgt dat de dienst beschikbaar is, dat de infrastructuur veilig is en dat gegevens niet verloren gaan door een hardwarestoring of een probleem in een datacenter.
- Jij bent verantwoordelijk voor je eigen gegevens: wie erbij kan, wat er wordt verwijderd en of je het kunt terughalen.
Microsoft biedt wel hulpmiddelen om gegevens terug te halen, maar die zijn tijdelijk en beperkt.
Wat de ingebouwde voorzieningen opvangen
| Onderdeel | Ingebouwde bescherming | Standaardtermijn |
|---|---|---|
| OneDrive en SharePoint | Prullenbak en tweede prullenbak | Tot 93 dagen |
| OneDrive en SharePoint | Versiegeschiedenis per bestand | Afhankelijk van instelling |
| OneDrive | Terugzetten naar een eerder moment | Tot 30 dagen terug |
| Exchange-mail | Herstellen van verwijderde items | 14 dagen, te verlengen tot 30 |
| Vertrokken medewerker | Account en OneDrive nog herstelbaar | Kort, daarna definitief weg |
Voor het meeste dagelijkse ongemak is dat genoeg: een bestand dat vanochtend per ongeluk is verwijderd, haal je gewoon terug.
Waar het misgaat
De ingebouwde voorzieningen schieten tekort in een paar herkenbare situaties:
- Te laat ontdekt. Een map wordt in het voorjaar opgeschoond en pas bij de jaarafsluiting gemist. Dan zijn de termijnen van de prullenbakken ruim voorbij.
- Een medewerker vertrekt. Het account wordt verwijderd, en met de mailbox en de OneDrive verdwijnen offertes, afspraken en correspondentie waar later toch iemand naar vraagt.
- Ransomware. Versleutelde bestanden worden gesynchroniseerd naar OneDrive en SharePoint. Terugzetten naar een eerder moment helpt dan soms, maar bij een grote aanval op meerdere accounts wil je een onafhankelijke kopie. Wat je bij zo’n aanval doet, lees je in ransomware: wat doe je dan.
- Kwaadwillend handelen. Iemand met toegang verwijdert bewust gegevens, inclusief de prullenbakken.
- Een fout bij een migratie of opschoning. Een script of synchronisatie die verkeerd loopt, verwijdert in één keer veel meer dan de bedoeling was.
Bewaarbeleid is geen back-up
In Microsoft 365 kun je bewaarbeleid instellen, zodat gegevens een bepaalde tijd niet definitief kunnen worden verwijderd. Dat is nuttig, bijvoorbeeld voor wettelijke bewaarplichten, maar het is geen back-up. Terugzetten gaat daarmee meestal niet met één klik, en je werkt nog steeds binnen dezelfde omgeving die je wilt beschermen.
Wanneer is een aparte back-up verstandig?
Een aparte back-up van Microsoft 365 is verstandig als:
- je gegevens langer dan een paar weken terug moet kunnen halen;
- je bedrijf niet zonder zijn mail en dossiers kan, ook niet een paar dagen;
- je wettelijke bewaarplichten hebt, zoals voor je administratie;
- er regelmatig medewerkers komen en gaan.
Voor bijna elk bedrijf met meer dan een handvol medewerkers geldt minstens één daarvan.
Er zijn verschillende oplossingen: Microsoft biedt zelf een aanvullende back-updienst, en er zijn gespecialiseerde leveranciers die mail, OneDrive, SharePoint en Teams dagelijks naar een aparte omgeving kopiëren. Let bij je keuze op:
- wat erin zit: mail, OneDrive, SharePoint en Teams, niet alleen mail;
- hoe lang je terug kunt: minstens zo lang als je bewaarplicht;
- waar de kopie staat: los van je eigen Microsoft 365-omgeving;
- hoe makkelijk terugzetten is: één bestand, een hele map of een complete mailbox.
Een back-up die je nooit test, is een aanname
De belangrijkste controle is niet of de back-up draait, maar of je kunt terugzetten. Test af en toe een echte situatie: zet een verwijderde map terug, of haal een mailbox van een vertrokken medewerker terug in een testaccount. Dan weet je hoe lang het duurt en of alles er is.
Wat je zelf kunt regelen en wat je beter uitbesteedt, lees je in Microsoft 365 zelf beheren of uitbesteden. Maak daarnaast afspraken over offboarding: zet de mailbox van een vertrekkende medewerker om naar een gedeelde mailbox of draag de bestanden over voordat het account wordt verwijderd. Waar je bestanden het beste kunnen staan, lees je in OneDrive, SharePoint of Teams.
Hoe SEBA Connect hierbij helpt
Bij Microsoft 365-beheer regelen we de on- en offboarding van medewerkers, zodat mailboxen en bestanden niet verdwijnen met een account. Als je dat wilt, hoort back-upcontrole erbij: we kijken of de back-up draait en of terugzetten werkt. Welke back-updienst je gebruikt, spreken we vooraf met je af en staat in je offerte. Wil je weten hoe dat voor jouw omgeving werkt? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Maakt Microsoft een back-up van Microsoft 365?
Microsoft zorgt dat de dienst beschikbaar blijft en dat je gegevens niet verloren gaan door een storing in hun datacenters. Dat is iets anders dan een back-up waarmee jij een verwijderde mailbox of een map van maanden geleden terugzet. Voor je eigen fouten, vertrokken medewerkers en ransomware ben je zelf verantwoordelijk.
Hoe lang kan ik verwijderde bestanden terughalen?
Verwijderde bestanden in OneDrive en SharePoint staan standaard tot 93 dagen in de prullenbakken. Verwijderde mail kun je standaard nog 14 dagen herstellen, wat een beheerder kan verlengen tot 30 dagen. Wat je later ontdekt, is zonder aparte back-up meestal weg.
Is een bewaarbeleid hetzelfde als een back-up?
Nee. Een bewaarbeleid zorgt dat gegevens niet definitief worden verwijderd, bijvoorbeeld voor wettelijke bewaarplichten. Terugzetten is daarmee vaak omslachtig, en het beschermt je niet op dezelfde manier als een back-up tegen bijvoorbeeld ransomware.
Wat moet ik bij een back-up controleren?
Of hij dagelijks draait, of alle onderdelen erin zitten die je belangrijk vindt (mail, OneDrive, SharePoint, Teams) en vooral of terugzetten echt werkt. Test dat af en toe met een echt bestand of een echte mailbox.