OneDrive, SharePoint of Teams: wat gebruik je?

Wie overstapt op Microsoft 365, krijgt drie plekken voor bestanden: OneDrive, SharePoint en Teams. Het resultaat is in veel bedrijven een mengelmoes: de offertes staan in de OneDrive van de directeur, de projectmappen deels in Teams en deels op een oude netwerkschijf, en niemand weet precies wat de actuele versie is.

Het verschil is eigenlijk eenvoudig. In dit artikel lees je wat elk van de drie is, waar je bestanden technisch staan en welke indeling voor een mkb-bedrijf goed werkt.

Kort gezegd

Kenmerk	OneDrive	SharePoint	Teams
Voor	Persoonlijk werk en concepten	Bestanden van een team of het bedrijf	Samenwerken: chat, overleg en gedeelde bestanden
Eigenaar	De medewerker	De organisatie	Het team
Bij vertrek van een medewerker	Wordt na een bewaartermijn verwijderd	Blijft staan	Blijft staan
Vergelijkbaar met	Je eigen bureaula	Het archief en de gedeelde schijf	De vergaderruimte

OneDrive: je persoonlijke werkruimte

OneDrive is de opslag die bij je eigen account hoort. Hier zet je bestanden waar je zelf aan werkt: een concept, een aantekening, een presentatie die nog niet klaar is. Je kunt ze met anderen delen, maar ze blijven van jou.

Handig om te weten:

• OneDrive kan je mappen Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen automatisch in de cloud bewaren. Gaat je laptop kapot, dan staan je bestanden er nog.
• Je kunt je OneDrive terugzetten naar een eerder moment, bijvoorbeeld als bestanden per ongeluk zijn verwijderd of versleuteld.
• Verwijdert een beheerder je account, dan verdwijnt ook je OneDrive na een bewaartermijn. Tot die tijd kan een beheerder de bestanden overdragen aan een collega.

Dat laatste is precies waarom bedrijfsbestanden niet alleen in iemands OneDrive horen.

SharePoint: de gedeelde schijf van het bedrijf

SharePoint is waar de bestanden van het bedrijf wonen: klantdossiers, offertes, projectmappen, sjablonen, personeelsdocumenten. Een SharePoint-site hoort bij een team of afdeling, en de rechten stel je per site in. Vertrekt er iemand, dan blijven de bestanden gewoon staan.

Je hoeft SharePoint niet via de browser te gebruiken. Met de OneDrive-app synchroniseer je een bibliotheek naar je computer, en dan staan de bestanden in de Verkenner zoals je gewend bent van een netwerkschijf.

Teams: de plek waar je samenwerkt

Teams is geen aparte opslag, maar een werkplek bovenop SharePoint en OneDrive:

• Elk team in Teams krijgt automatisch een eigen SharePoint-site. Bestanden in een kanaal staan daar.
• Bestanden die je in een chat deelt, staan in de OneDrive van degene die ze deelde. Vertrekt die persoon, dan verdwijnen ze op termijn mee.

Deel belangrijke bestanden daarom in een kanaal, niet in een losse chat.

Een indeling die voor het mkb werkt

Je hebt geen ingewikkeld informatieplan nodig. Deze indeling werkt voor de meeste kleinere bedrijven:

1. Eén team per afdeling of vast werkgebied, zoals Verkoop, Uitvoering, Administratie. Elk team heeft zijn eigen SharePoint-site en eigen rechten.
2. Een algemene site voor het hele bedrijf, met sjablonen, huisstijl, handboek en procedures.
3. Gevoelige zaken apart, zoals personeelsdossiers en financiën, in een eigen site waar alleen de betrokkenen bij kunnen.
4. OneDrive alleen voor persoonlijk werk. Is iets af of moeten anderen erbij, dan verhuist het naar SharePoint.
5. Afspraken over mapnamen, bijvoorbeeld per klant of per jaar, zodat iedereen dezelfde logica volgt.

Leg dit op één A4 vast en loop het door met het team. Dat voorkomt meer chaos dan welke technische instelling ook. Wil je de inrichting liever niet zelf bijhouden, lees dan Microsoft 365 zelf beheren of uitbesteden.

Delen met klanten en leveranciers

Je kunt bestanden en mappen delen met mensen buiten je bedrijf, met een link. Dat is handig en tegelijk een risico: een link “iedereen met de link” kan worden doorgestuurd. Stel als beheerder in welke soorten links zijn toegestaan en of ze na een tijd verlopen. Deel liever met een specifiek e-mailadres dan met een open link. Wil je Copilot gaan gebruiken, dan telt dit dubbel; zie Copilot voor het mkb: eerst je rechten op orde.

Overstappen van een netwerk­schijf of Dropbox

Werk je nog met een netwerkschijf, een NAS of Dropbox, dan is een overstap naar SharePoint een goed moment om op te ruimen. Verhuis niet alles één-op-één: archiveer wat niet meer gebruikt wordt, zet de nieuwe indeling eerst klaar en verhuis per afdeling. Hoe zo’n overstap verloopt, lees je in migreren naar Microsoft 365: zo verloopt het.

En de back-up?

OneDrive en SharePoint bewaren eerdere versies van bestanden en hebben een prullenbak. Dat is handig, maar het is geen volledige back-up. Wanneer je een aparte back-up nodig hebt, lees je in back-up van Microsoft 365: heb je die nodig.

Hoe SEBA Connect hierbij helpt

Bij Microsoft 365-beheer richten we teams, SharePoint-sites en rechten in volgens een indeling die bij jouw bedrijf past, en regelen we dat bestanden bij het vertrek van een medewerker worden overgedragen. Verhuis je van een netwerkschijf of ander platform, dan doen we dat als migratieproject. Stel je vraag.