Gedeelde agenda in Outlook: zo werkt het

“Kun je even in mijn agenda kijken of ik donderdag kan?” In een bedrijf met Microsoft 365 hoef je dat niet te vragen. Je kunt agenda’s delen, die van collega’s naast de jouwe zetten en een gezamenlijke teamagenda gebruiken. Maar welke manier kies je, en welke rechten geef je? Dit artikel zet het op een rij.

Menunamen verschillen iets tussen het nieuwe Outlook, het klassieke Outlook en Outlook op het web; de stappen zijn gelijk.

Drie manieren om agenda’s te delen

Manier	Van wie	Handig voor
Je eigen agenda delen	Van jou	Collega’s laten zien wanneer je beschikbaar bent
De agenda van een collega openen	Van een collega	Afspraken plannen, vervangen bij afwezigheid
Een groepsagenda	Van het team	Planning, vakanties, projecten, gedeelde afspraken

Je eigen agenda delen

1. Open de Agenda in Outlook.
2. Kies Delen of klik met rechts op je agenda en kies Delen en machtigingen.
3. Typ de naam of het mailadres van je collega.
4. Kies het recht dat je geeft (zie hieronder) en klik op Delen.

Je collega krijgt een uitnodiging en kan je agenda met één klik toevoegen.

De rechten: wat ziet je collega?

• Kan zien wanneer ik bezet ben: alleen blokjes bezet of vrij, zonder onderwerp.
• Kan titels en locaties zien: ook waarover de afspraak gaat en waar.
• Kan alle details zien: inclusief de beschrijving en de deelnemers.
• Kan bewerken: afspraken toevoegen, wijzigen en verwijderen.
• Gemachtigde: kan bewerken én namens jou uitnodigingen versturen en beantwoorden, en ontvangt je vergaderverzoeken.

In de meeste bedrijven kan iedereen in de organisatie standaard al zien wanneer je bezet bent. Voor collega’s met wie je nauw samenwerkt is “titels en locaties” vaak genoeg. Bewerken geef je alleen aan wie echt afspraken voor je plant.

Privéafspraken: markeer een afspraak als Privé, dan zien anderen alleen dat je bezet bent, ook als ze meer rechten hebben.

De agenda van een collega openen

1. Ga naar de agendaweergave.
2. Kies Agenda toevoegen en daarna Uit adreslijst of Uit map.
3. Typ de naam van je collega en klik op Toevoegen.

De agenda verschijnt in de lijst links. Vink hem aan om hem naast of over je eigen agenda te zien. Hoeveel je ziet, hangt af van de rechten die je collega je gaf.

Een groepsagenda voor het team

Voor een team is een groepsagenda vaak beter dan een verzameling persoonlijke agenda’s. Elke Microsoft 365-groep en elk team in Teams heeft er een. Afspraken daarin zijn van het team, niet van één persoon: vertrekt er iemand, dan blijft de planning staan.

Gebruik een groepsagenda voor:

• vakanties en afwezigheid;
• projectplanning en deadlines;
• gezamenlijke afspraken, zoals een wekelijks overleg;
• de planning van een ruimte of bedrijfsauto (daarvoor bestaan ook ruimte- en materiaalpostvakken).

Hoe Teams en SharePoint verder samenhangen, lees je in OneDrive, SharePoint of Teams.

Op je telefoon

In de Outlook-app verschijnen gedeelde agenda’s die je hebt geaccepteerd meestal vanzelf. Zie je hem niet, open dan de agendaweergave, tik op het menu en controleer of de agenda is aangevinkt.

Veel­voor­ko­mende problemen

• Je ziet alleen “bezet”. Je collega heeft je alleen dat recht gegeven. Vraag om meer, als dat nodig is.
• De gedeelde agenda werkt niet bij iemand buiten je bedrijf. Delen met externen kan, maar je beheerder kan dat hebben beperkt.
• Wijzigingen komen traag door. Bij gedeelde agenda’s kan synchroniseren even duren, vooral in het klassieke Outlook.

Hoe SEBA Connect hierbij helpt

Bij Microsoft 365-beheer richten we groepsagenda’s, ruimte- en materiaalpostvakken en de standaardrechten voor je organisatie in, en helpen we als een gedeelde agenda niet verschijnt. Stap je over van een ander platform, dan nemen we agenda’s mee bij de migratie. Stel je vraag.