Gedeelde mailbox toevoegen in Outlook

Een gedeelde mailbox is ideaal voor adressen als info@, facturen@ of support@: meerdere collega’s werken erin, je ziet wie wat heeft beantwoord en er hoort geen los wachtwoord bij. Maar hoe krijg je hem in Outlook? Het antwoord hangt af van welke Outlook je gebruikt, en daar zijn er inmiddels een paar van.

In dit artikel lees je het per versie, plus de oplossing voor het meest voorkomende probleem: “ik zie hem niet”.

Welke Outlook gebruik je?

• Nieuw Outlook voor Windows: het huidige Outlook, met bovenin rechts vaak een schakelaar “Nieuw Outlook”.
• Klassiek Outlook voor Windows: het vertrouwde Outlook uit Microsoft Office, met het menu Bestand.
• Outlook op het web: in de browser via outlook.office.com.
• Outlook voor Mac.
• Outlook-app op iPhone of Android.

Menunamen kunnen per versie en taalinstelling iets verschillen, maar de stappen hieronder zijn gelijk.

Eerst: heb je rechten?

Een gedeelde mailbox toevoegen kan pas als je beheerder je rechten heeft gegeven. Er zijn er drie:

• Volledige toegang: je kunt de mailbox openen en lezen. Nodig om hem toe te voegen.
• Verzenden als: je mail komt echt van info@, de ontvanger ziet alleen dat adres.
• Verzenden namens: de ontvanger ziet “Jan namens Info”.

Rechten die net zijn toegekend, kunnen tot ongeveer een uur nodig hebben voordat ze werken.

Nieuw Outlook voor Windows en Outlook op het web

1. Klik in de mappenlijst links met de rechtermuisknop op Gedeeld met mij, of op je eigen account.
2. Kies Gedeelde map of postvak toevoegen.
3. Typ het adres van de gedeelde mailbox, bijvoorbeeld info@jouwbedrijf.nl, en kies Toevoegen.

De mailbox verschijnt onder “Gedeeld met mij” of onder je eigen account.

Klassiek Outlook voor Windows

Heb je volledige toegang, dan verschijnt de gedeelde mailbox meestal vanzelf na het opnieuw opstarten van Outlook. Dat heet automatisch toewijzen.

Verschijnt hij niet, of wil je hem handmatig toevoegen:

1. Ga naar Bestand, Accountinstellingen, Accountinstellingen.
2. Kies je eigen account en klik op Wijzigen.
3. Klik op Meer instellingen, tabblad Geavanceerd.
4. Klik bij “Deze extra postvakken openen” op Toevoegen en typ het adres van de gedeelde mailbox.
5. Klik op OK, Volgende en Voltooien, en herstart Outlook.

Outlook voor Mac

Met volledige toegang verschijnt de gedeelde mailbox vaak vanzelf. Zo niet:

1. Ga naar Outlook, Instellingen, Accounts.
2. Kies je account, klik op Geavanceerd en ga naar Gemachtigden en delen (Delegates and Sharing).
3. Voeg onder Gedeeld met mij de gedeelde mailbox toe.

Outlook-app op iPhone en Android

1. Tik op je profielfoto of het Outlook-icoon linksboven en open Instellingen.
2. Tik op Account toevoegen en kies Gedeelde mailbox toevoegen.
3. Kies je eigen account en typ het adres van de gedeelde mailbox.

De gedeelde mailbox staat daarna als apart account in de app.

Mail versturen vanuit de gedeelde mailbox

1. Maak een nieuw bericht.
2. Zie je het veld Van niet, zet het dan aan via de berichtopties.
3. Kies bij Van het adres van de gedeelde mailbox. Staat het er niet tussen, typ het dan één keer in; daarna onthoudt Outlook het.

Krijg je een foutmelding dat je geen toestemming hebt, dan mist het recht “Verzenden als” of “Verzenden namens”.

Tip: in het klassieke Outlook komt een verzonden bericht soms in de Verzonden items van jouw eigen mailbox terecht in plaats van die van de gedeelde mailbox. Een beheerder kan instellen dat verzonden mail ook in de gedeelde mailbox wordt bewaard, zodat collega’s zien wat er is beantwoord.

Hij verschijnt niet: de oplossingen op een rij

1. Controleer je rechten bij je beheerder: heb je volledige toegang tot precies dit adres?
2. Wacht even na het toekennen, tot ongeveer een uur, en herstart Outlook.
3. Probeer Outlook op het web. Werkt het daar wel, dan zit het probleem in je Outlook-programma, niet in je rechten.
4. Klassiek Outlook: voeg hem handmatig toe via de stappen hierboven, of laat je Outlook-profiel opnieuw opbouwen.
5. Telefoon: werk de Outlook-app bij en voeg de mailbox opnieuw toe.

Waarom een gedeelde mailbox beter is dan een gedeeld wachtwoord

Nog vaak zien we info@ als gewone gebruiker met een wachtwoord dat vijf mensen kennen. Dat is onveilig: je kunt er geen tweestapsverificatie aan koppelen die bij één persoon hoort, je ziet niet wie wat heeft gedaan, en als iemand vertrekt moet het wachtwoord overal worden aangepast. Een gedeelde mailbox heeft geen eigen wachtwoord, en in de meeste gevallen ook geen eigen licentie nodig. Meer over mailadressen inrichten lees je in zakelijk e-mailadres met je eigen domeinnaam. En als een medewerker vertrekt, is een gedeelde mailbox vaak de plek waar zijn mail heen gaat: zie IT-checklist bij in- en uitdiensttreding.

Hoe SEBA Connect hierbij helpt

Bij Microsoft 365-beheer maken we gedeelde mailboxen aan, kennen we de juiste rechten toe en zorgen we dat verzonden mail op de goede plek wordt bewaard. Ziet een collega info@ niet meer, dan helpen we dat op te lossen. Stel je vraag.