E-mailhandtekening instellen in Outlook
Zo stel je een zakelijke e-mailhandtekening in, in het nieuwe en klassieke Outlook en op je telefoon. Plus wat er wettelijk in moet.
In dit artikel
Een e-mailhandtekening lijkt een detail, maar hij staat onder elke mail die je verstuurt: honderden keren per maand. Met een goede handtekening weet een klant direct wie je bent en hoe hij je bereikt. Met een slechte staat er een oud telefoonnummer onder, een logo dat als bijlage meekomt, of helemaal niets.
In dit artikel lees je hoe je een handtekening instelt, wat erin hoort en hoe je zorgt dat iedereen in je bedrijf dezelfde heeft.
Instellen in het nieuwe Outlook en Outlook op het web
- Ga naar Instellingen (het tandwiel).
- Kies Account en daarna Handtekeningen.
- Kies Nieuwe handtekening, geef hem een naam en vul hem in.
- Kies onder Standaardhandtekeningen welke handtekening bij nieuwe berichten en bij antwoorden en doorsturen wordt gebruikt.
- Klik op Opslaan.
Instellen in het klassieke Outlook
- Ga naar Bestand, Opties, E-mail.
- Klik op Handtekeningen.
- Kies Nieuw, geef hem een naam en vul hem in.
- Kies rechts bij welk account en bij welke berichten hij hoort.
- Klik op OK.
Op je telefoon
De Outlook-app gebruikt zijn eigen handtekening. Standaard is dat vaak “Outlook downloaden voor iOS” of iets dergelijks. Ga in de app naar Instellingen, Handtekening en vervang het door een korte versie van je handtekening.
Wat erin hoort
- Je naam en functie.
- De bedrijfsnaam.
- Hoe je bereikbaar bent: telefoonnummer en eventueel je werkdagen als je parttime werkt.
- Je website.
- Je KvK-nummer. Voor zakelijke correspondentie, ook per e-mail, geldt dat je KvK-nummer erop hoort te staan. Veel bedrijven vergeten dit.
Wat eruit kan:
- Lange disclaimers over vertrouwelijkheid. Juridisch voegen ze weinig toe en ze maken elke mail langer.
- Grote afbeeldingen en banners. Die komen bij veel ontvangers binnen als bijlage of worden geblokkeerd.
- Een citaat of motto.
Een logo in je handtekening
Kan, maar houd het klein. Een logo dat als bijlage in elke mail zit, maakt mailwisselingen onoverzichtelijk. Beter werkt een klein logo dat vanaf je website wordt geladen, of alleen tekst in je huisstijlkleur. Test hoe het eruitziet bij een ontvanger met Gmail en op een telefoon.
Eén handtekening voor iedereen
Laat je iedereen zelf een handtekening maken, dan heb je na een jaar tien varianten, met oude telefoonnummers en een logo van twee huisstijlen geleden. Een centrale handtekening lost dat op:
- Een beheerder kan in Exchange Online een regel instellen die een standaard onderaan elke uitgaande mail zet, met de naam en functie uit het gebruikersaccount.
- Er zijn ook hulpprogramma’s voor handtekeningen die de handtekening in Outlook zelf plaatsen, op alle apparaten.
Voordeel: verandert je telefoonnummer of adres, dan pas je het op één plek aan.
Wat er verder wettelijk op je website hoort te staan, lees je in wat moet er verplicht op je website staan.
Hoe SEBA Connect hierbij helpt
Bij Microsoft 365-beheer kunnen we een centrale handtekening inrichten, met de gegevens uit de accounts van je medewerkers, zodat elke mail er hetzelfde uitziet en de gegevens kloppen. Stel je vraag.
Veelgestelde vragen
Hoe stel ik een handtekening in Outlook in?
In het nieuwe Outlook en Outlook op het web ga je naar Instellingen, Account, Handtekeningen. In het klassieke Outlook ga je naar Bestand, Opties, E-mail, Handtekeningen. Maak een nieuwe handtekening, vul hem in en kies of hij bij nieuwe berichten en bij antwoorden wordt gebruikt.
Wat moet er in een zakelijke e-mailhandtekening staan?
Je naam en functie, de bedrijfsnaam, hoe je bereikbaar bent en je website. Voor zakelijke correspondentie geldt bovendien dat je KvK-nummer erop hoort te staan, ook in e-mail. Houd de rest kort.
Waarom staat mijn handtekening niet op mijn telefoon?
Handtekeningen in Outlook op je computer worden niet altijd gesynchroniseerd met de Outlook-app op je telefoon. Stel hem in de app apart in via Instellingen en Handtekening, of laat je beheerder een handtekening instellen die voor alle apparaten geldt.
Kan ik één handtekening voor alle medewerkers instellen?
Ja. Een beheerder kan in Exchange Online een regel instellen die een standaard onderaan elke uitgaande mail zet, of een hulpprogramma voor handtekeningen gebruiken. Dan heeft iedereen dezelfde, actuele gegevens, ongeacht het apparaat.