Mailbox vol in Outlook: zo maak je ruimte

“Je postvak is bijna vol.” Die melding negeer je een paar weken, tot er niets meer binnenkomt en klanten een foutmelding terugkrijgen als ze je mailen. Een volle mailbox is geen ramp, maar wel iets om vandaag op te lossen.

In dit artikel lees je hoe je snel ruimte maakt en hoe je voorkomt dat het terugkomt.

Wat er gebeurt als je mailbox vol is

Microsoft 365 waarschuwt eerst. Groeit de mailbox door, dan kun je eerst niet meer versturen, en uiteindelijk ook niet meer ontvangen. Wie je dan mailt, krijgt zijn bericht terug met een melding dat je postvak vol is. Voor een klant die een offerte wil tekenen is dat geen goede indruk.

Stap 1: zie wat ruimte kost

• Outlook op het web: ga naar Instellingen en kijk bij Opslag. Je ziet per map hoeveel ruimte er wordt gebruikt.
• Klassiek Outlook: onderin het venster of via Bestand zie je hoeveel ruimte er nog is. Met Postvak opschonen zie je per map de grootte.

Meestal zijn het een paar mappen: Verwijderde items, Verzonden items en mappen met veel bijlagen.

Stap 2: de snelle winst

1. Leeg Verwijderde items. Wat je verwijdert, blijft daar staan en telt mee.
2. Leeg Ongewenste e-mail.
3. Zoek grote berichten. Sorteer op grootte, of zoek op berichten groter dan een paar megabyte. Oude nieuwsbrieven met afbeeldingen, bestanden die je al elders hebt, een video die een collega ooit mailde.
4. Sla belangrijke bijlagen op in OneDrive of SharePoint en verwijder daarna het bericht of alleen de bijlage.
5. Ruim Verzonden items op, vooral berichten met grote bijlagen.

Vaak win je hiermee in een kwartier genoeg ruimte om weer maanden vooruit te kunnen.

Stap 3: een online archief

Structureel is een online archief de oplossing. Dat is een tweede mailbox naast je gewone, bedoeld voor oude mail. Een beheerder zet het aan, en met een bewaarbeleid verhuist mail van bijvoorbeeld ouder dan twee jaar automatisch naar het archief.

• Je bent de mail niet kwijt: hij staat als aparte map in Outlook en je kunt erin zoeken.
• Hij telt niet mee voor de ruimte van je gewone mailbox.
• Hoe groot het archief mag worden, hangt af van je licentie. Zie Microsoft 365 Basic, Standard of Premium.

Let op: een archief is geen back-up. Wat je daar verwijdert, is net zo weg als in je gewone mailbox. Zie back-up van Microsoft 365.

Het oude probleem: pst-bestanden

Vroeger werd een volle mailbox opgelost met een pst-bestand: een archief op je eigen computer. Doe dat niet meer. Een pst-bestand staat op één laptop, gaat verloren als die kapotgaat of gestolen wordt, is niet te doorzoeken voor collega’s en valt buiten elke back-up en beveiliging. Heb je nog pst-bestanden, laat ze dan importeren in je online archief.

Voorkomen

• Mail geen bestanden, deel een link. Een link naar een bestand in OneDrive of SharePoint kost geen ruimte, en de ontvanger heeft altijd de laatste versie.
• Werk met een gedeelde mailbox voor adressen als info@ en facturen@, in plaats van alles in één persoonlijke mailbox. Zie gedeelde mailbox toevoegen in Outlook.
• Zet een bewaarbeleid aan dat oude mail automatisch naar het archief verplaatst.

Hoe SEBA Connect hierbij helpt

Bij Microsoft 365-beheer zetten we online archieven en bewaarbeleid aan, importeren we oude pst-bestanden en houden we in de gaten welke mailboxen vol raken, zodat je niet pas iets merkt als klanten een foutmelding krijgen. Stap je over van een ander mailplatform, dan regelen we dat bij de migratie. Stel je vraag.